Правильна організація документообігу – запорука ефективної роботи будь-якої компанії, незалежно від її розміру чи сфери діяльності. Зберігання важливих документів дозволяє не лише оперативно знаходити необхідну інформацію, але й захищає бізнес від можливих юридичних ризиків, перевірок з боку державних органів та фінансових втрат. У цій статті ми детально розглянемо, які саме документи необхідно зберігати в компанії, протягом якого періоду та як організувати цей процес максимально ефективно.
Перш ніж перейдемо до переліку документів, важливо розуміти, що обсяг та тип документів, які потребують зберігання, залежать від специфіки вашого бізнесу, організаційно-правової форми та чинного законодавства. Проте, існує базовий набір документів, необхідний для більшості компаній.
Основні категорії документів, які необхідно зберігати
З метою зручності, ми розділимо документи на декілька основних категорій:
- Установчі документи: Це фундамент діяльності будь-якої компанії.
- Бухгалтерські та фінансові документи: Підтверджують фінансову діяльність компанії.
- Кадрові документи: Регулюють трудові відносини між роботодавцем та працівниками.
- Договори та контракти: Забезпечують правове підґрунтя для співпраці з партнерами та клієнтами.
- Документи з охорони праці: Гарантують безпечні умови праці для працівників.
- Податкова документація: Необхідна для звітності перед податковими органами.
- Інші важливі документи: Документи, що не увійшли до попередніх категорій, але мають значення для діяльності компанії.
Детальний перелік документів за категоріями
Розглянемо кожну категорію більш детально та наведемо конкретні приклади документів, які необхідно зберігати:
1. Установчі документи
Ця категорія є найважливішою, оскільки містить документи, що підтверджують правовий статус компанії та її правоздатність:
- Статут (або Модельний статут): Основний документ, що визначає організаційно-правову форму компанії, її цілі, завдання, структуру управління та порядок діяльності.
- Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР): Підтверджує державну реєстрацію компанії та містить актуальну інформацію про неї (назва, місцезнаходження, КВЕДи, дані про засновників та керівників тощо).
- Протоколи загальних зборів учасників (для ТОВ/ТДВ) або рішення засновника (для ПП): Документують прийняття важливих рішень, таких як зміна керівника, внесення змін до статуту, затвердження фінансової звітності, розподіл прибутку тощо.
- Наказ про призначення директора (генерального директора): Підтверджує повноваження керівника компанії.
- Документи, що підтверджують право власності на майно (якщо є): Свідоцтва про право власності, договори купівлі-продажу, акти приймання-передачі тощо.
- Ліцензії, дозволи та сертифікати (якщо необхідні для здійснення діяльності): Документи, що дозволяють компанії здійснювати певні види діяльності.
2. Бухгалтерські та фінансові документи
Ці документи відображають фінансовий стан компанії та є підставою для складання фінансової звітності:
- Первинні документи: Рахунки-фактури, накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг), платіжні доручення, касові ордери, виписки банку, авансові звіти тощо. Ці документи є підставою для бухгалтерського обліку та підтвердження господарських операцій.
- Бухгалтерські регістри: Головна книга, журнали-ордери, відомості, оборотно-сальдові відомості тощо. Ці документи систематизують інформацію з первинних документів.
- Фінансова звітність: Баланс, звіт про фінансові результати, звіт про власний капітал, звіт про рух грошових коштів, примітки до фінансової звітності. Ці документи відображають фінансовий стан та результати діяльності компанії за певний період.
- Податкові декларації: Декларації з податку на прибуток, ПДВ, єдиного податку, податку на нерухоме майно тощо. Ці документи подаються до податкових органів для сплати податків.
- Аудиторські висновки (якщо проводився аудит): Висновки незалежного аудитора щодо достовірності фінансової звітності.
3. Кадрові документи
Ці документи регулюють трудові відносини між роботодавцем та працівниками та є важливими для уникнення трудових спорів:
- Штатний розклад: Документ, що визначає структуру компанії, перелік посад, кількість працівників на кожній посаді та розмір посадових окладів.
- Правила внутрішнього трудового розпорядку: Документ, що встановлює порядок прийняття та звільнення працівників, їх основні права та обовязки, режим роботи, час відпочинку, заохочення та стягнення.
- Трудові договори (контракти) з працівниками: Документи, що визначають трудові відносини між роботодавцем та працівником, права та обовязки сторін, умови праці, розмір заробітної плати тощо.
- Накази (розпорядження) з кадрових питань: Про прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток, відрядження, заохочення, стягнення тощо.
- Особові картки працівників (форма П-2): Документи, що містять інформацію про працівника (ПІБ, дата народження, освіта, досвід роботи, сімейний стан тощо).
- Табелі обліку робочого часу: Документи, що фіксують фактичний час роботи кожного працівника.
- Графіки відпусток: Документи, що визначають порядок надання щорічних відпусток працівникам.
- Документи про військовий облік: Військово-облікові документи працівників, списки військовозобовязаних, звіти до військкомату.
- Документи про атестацію працівників (якщо проводилася): Протоколи атестаційних комісій, атестаційні листи.
- Посадові інструкції: Документи, що визначають конкретні завдання та обовязки працівника на певній посаді.
4. Договори та контракти
Ці документи є правовою основою для співпраці з партнерами та клієнтами:
- Договори з постачальниками: Документи, що регулюють умови постачання товарів, робіт чи послуг.
- Договори з покупцями (клієнтами): Документи, що регулюють умови продажу товарів, робіт чи послуг.
- Договори оренди: Документи, що регулюють умови оренди приміщень, обладнання тощо.
- Договори про надання послуг: Документи, що регулюють умови надання різних послуг (транспортних, юридичних, бухгалтерських тощо).
- Інші договори та контракти: Залежно від специфіки діяльності компанії.
- Додаткові угоди до договорів: Документи, що вносять зміни або доповнення до існуючих договорів.
- Акти приймання-передачі до договорів: Документи, що підтверджують факт виконання робіт, надання послуг або передачі товарів.
- Претензії та листування щодо договорів: Важливі документи для врегулювання спірних питань.
5. Документи з охорони праці
Ці документи гарантують безпечні умови праці для працівників та є обовязковими відповідно до законодавства:
- Положення про службу охорони праці: Документ, що визначає завдання, функції та права служби охорони праці.
- Програми вступного та первинного інструктажів з охорони праці: Документи, що визначають зміст інструктажів з охорони праці.
- Журнали реєстрації інструктажів з питань охорони праці: Документи, що фіксують проведення інструктажів з охорони праці.
- Накази про призначення відповідальних за охорону праці: Документи, що визначають відповідальних за забезпечення безпечних умов праці.
- Акти розслідування нещасних випадків на виробництві: Документи, що фіксують обставини та причини нещасних випадків.
- Перелік робіт з підвищеною небезпекою: Документ, що визначає перелік робіт, що потребують особливих заходів безпеки.
- Інструкції з охорони праці за видами робіт: Документи, що визначають безпечні методи виконання певних видів робіт.
- Документи про проведення медичних оглядів працівників: Медичні книжки, результати медичних оглядів.
- Документи про навчання з питань охорони праці: Протоколи навчання, посвідчення про навчання.
6. Податкова документація
Ці документи необхідні для звітності перед податковими органами та сплати податків:
- Податкові накладні: Документи, що підтверджують факт здійснення операцій з ПДВ.
- Розрахунки коригування до податкових накладних: Документи, що вносять зміни до податкових накладних.
- Книги обліку доходів (для платників єдиного податку): Документи, що фіксують доходи, отримані платниками єдиного податку.
- Податкові декларації: Декларації з податку на прибуток, ПДВ, єдиного податку, податку на нерухоме майно тощо.
- Звітність з ЄСВ, ПДФО та військового збору: Документи, що містять інформацію про нараховані та сплачені суми ЄСВ, ПДФО та військового збору.
- Документи, що підтверджують право на податкові пільги: Наприклад, довідки про інвалідність, посвідчення учасника бойових дій тощо.
7. Інші важливі документи
Ця категорія включає документи, що не увійшли до попередніх категорій, але мають значення для діяльності компанії:
- Ліцензії, дозволи та сертифікати (якщо необхідні для здійснення діяльності): Дублікати або копії, якщо оригінали зберігаються в іншому місці.
- Документи, що підтверджують право інтелектуальної власності: Патенти, свідоцтва про реєстрацію торгових марок, авторські договори.
- Страхові поліси: Документи, що підтверджують страхування майна, відповідальності тощо.
- Результати інвентаризації: Описи, відомості, акти, що відображають результати інвентаризації майна.
- Виписки з банківських рахунків: Підтверджують рух коштів по рахунках компанії.
- Листування з державними органами: Листи, запити, відповіді, що стосуються діяльності компанії.
- Внутрішні положення та інструкції компанії: Наприклад, положення про преміювання, положення про відрядження, інструкції з використання інформаційних технологій.
- Документи, повязані з захистом персональних даних: Політика конфіденційності, згоди на обробку персональних даних.
- Документи про перевірки контролюючих органів: Акти перевірок, приписи, рішення, листування.
Терміни зберігання документів
Терміни зберігання документів визначаються законодавством України та залежать від типу документа. Важливо дотримуватися встановлених термінів, оскільки порушення можуть призвести до штрафних санкцій. Основні терміни зберігання документів:
- Установчі документи: Постійно.
- Бухгалтерські та фінансові документи: Загальний термін – 3 роки. Проте, документи, що підтверджують право на податкові пільги, а також документи, повязані з нарахуванням та сплатою ЄСВ, ПДФО та військового збору, необхідно зберігати протягом 5 років.
- Кадрові документи: Трудові договори, накази про прийняття та звільнення – 75 років. Інші кадрові документи (накази про відпустки, відрядження, заохочення, стягнення) – 5 років.
- Договори та контракти: Протягом строку дії договору + 3 роки після його закінчення.
- Документи з охорони праці: 5-10 років (залежно від типу документа). Акти розслідування нещасних випадків – 45 років.
- Податкова документація: 3-5 років (залежно від типу документа).
Важливо перевіряти актуальність термінів зберігання документів, оскільки законодавство може змінюватися.
Організація зберігання документів
Правильна організація зберігання документів дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію та захищає документи від втрати чи пошкодження. Рекомендуємо дотримуватися наступних правил:
- Визначте відповідального за зберігання документів: Це може бути бухгалтер, кадровик, секретар або інший працівник.
- Розробіть систему класифікації документів: Розділіть документи за категоріями, типами та роками.
- Створіть архів: Виділіть окреме приміщення або місце для зберігання документів.
- Використовуйте папки, швидкозшивачі, коробки: Для систематизації та захисту документів від пошкоджень.
- Створіть опис архіву: Щоб швидко знаходити необхідні документи.
- Впроваджуйте електронний документообіг: Скануйте паперові документи та зберігайте їх в електронному вигляді. Це дозволить заощадити місце та забезпечити швидкий доступ до інформації.
- Використовуйте хмарні сервіси: Для зберігання електронних документів.
- Регулярно перевіряйте стан архіву: Щоб виявити та усунути можливі проблеми.
- Знищуйте документи, термін зберігання яких закінчився: Згідно з встановленими правилами.
Електронний документообіг
Впровадження електронного документообігу (ЕДО) є сучасним та ефективним способом управління документами. ЕДО дозволяє:
- Зменшити витрати на зберігання паперових документів.
- Забезпечити швидкий доступ до інформації.
- Покращити співпрацю між працівниками.
- Підвищити ефективність бізнес-процесів.
- Забезпечити захист документів від втрати чи пошкодження.
При впровадженні ЕДО важливо:
- Вибрати відповідну систему ЕДО.
- Навчити працівників користуватися системою.
- Забезпечити захист електронних документів.
- Дотримуватися вимог законодавства щодо електронного документообігу.
Українське законодавство дозволяє використовувати електронні документи з електронним цифровим підписом (ЕЦП) на рівні з паперовими документами. Це значно спрощує ведення бізнесу та зменшує адміністративне навантаження.
Висновок
Зберігання документів в компанії – це важливий процес, який потребує відповідального підходу. Дотримуючись наведених рекомендацій, ви зможете організувати ефективний документообіг, захистити свій бізнес від ризиків та забезпечити його успішний розвиток. Памятайте, що правильна організація зберігання документів – це інвестиція в майбутнє вашої компанії.